Padercon 2017 Orgabausteine

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28 Apr 2016 15:46 - 28 Apr 2016 15:49 #8243 von angband
angband erstellte das Thema Padercon 2017 Orgabausteine
Großartig! Ich habe meine Orga-Übersicht von letztem Jahr mal aktualisiert. Veränderungen sind rot markiert.

Baustein A würde dann im Idealfall durch Marc und mich abgedeckt werden.

Baustein B hatte dieses Jahr keine klare Zuordnung, ich fände es supertoll, wenn ich damit nichts mehr zutun haben müsste :D

Baustein C hat wieder Christian + Personalplanung.

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Baustein A: Gesamtkoordination
- die einzelnen Bausteine im Auge haben und helfen wo nötig
- ggf. darauf hinweisen, wenn etwas in Verzug ist
- Kommunikation mit unserem eigenen Forum und auf den Stammtischen
- Kommunikation mit dem MultiCult (u.a. Termin klären und blocken; offene Fragen klären)
- Kommunikation mit den anderen Beteiligten (u.a. wie viele kommen? Programm?)
- Kommunikation mit Sponsoren (Kontakt Sparkasse: Andreas)
- Kommunikation Händler (Vorrecht: Zu den Vier Winden, persönlicher Kontakt ist Matze/Andreas)
- Personalplanung

Baustein B: Plakat

- Plakat muss designt werden, Vorstellung im Orgabereich und Forum -> evtl. für 2017 nur A3 oder A4?
- Rücksprache mit "Paderborn überzeugt" (Kontakt: Patrick) und allen Sponsoren.
- Druck (250x) bei diedruckerei.de idealerweise bis Ende Januar
- Koordination Plakatverteilung (im Forum usw. schauen, wer wo wieviele Plakate verteilt und schauen, dass die betreffenden Leute auch die Plakate erhalten).
- Zusammenarbeit mit Schulverwaltungsamt (Schulverteiler) u.a. städtischen Stellen (z.B. Plakate in Busse); Kontakt: Patrick

Baustein C: Webseite
- Gestaltung der Webseite
- Aktualisierung mit Neuigkeiten
- insb. Aktualisierung der neu angemeldeten Rollenspielrunden
- Falls möglich, Ideen für 2017: „Verskriptung“ der Rundenzettel; Formular für Feedback fertigmachen und direkt nach der Con auf die Webseite packen.

Baustein D: Öffentlichkeitsarbeit und Marketing
- Eventerstellung und -pflege bei Facebook, evtl auch bei Google Plus (zunächst ca. 1 NAchricht pro Woche, je näher der Termin rückt, desto mehr)
- Erstellung von Threads in einschlägigen Foren (Tanelorn, Blutschwerter, DSA-Forum, Cthulhuforum, Ulissesforum, Uhrwerkforum, Nerdpol, Nerdvana, Conkalender)
- Aktualisierung der Forenthreads dort
- Erstellung einer Pressemitteilung (vorher unbedingt: Sponsoren und andere Beteiligte um kurze Rückmeldung bitten)
- Organisation der Veröffentlichung einer PM ca. zwei Wochen vor der Con (Kontakt zu Presseamt: Patrick)
- Organisation der Veröffentlichung einer PM wenige Tage nach der Con
- Absprache mit Fotografen bzgl benötigte Fotos / Anforderungen an Fotos

Baustein E: Organisation Rollenspielrunden
- Raumplanung (inkl. Tisch- und Stuhlzahlen)
- ggf. mehr Tische besorgen (Kontakt: Patrick / Maspernhalle frühzeitig --> 2016: 17 zusätzliche Tische reichten gerade so aus; 2017 lieber 22)
- Beschilderung (Rundenzettel zum Eintragen, auch leere Formulare für spontane Runden, Übersichtszettel für Runden, Hinweiszettel für andere Beteiligte; Große Übersichten drucken)
- ca. 2 Tage vorher: angemeldete Runden auf Tische verteilen, dabei auch "Atmosphäre" der Runde beachten; am Vorabend der Con: alles ergänzen mit spät angemeldeten Runden
- Tischübersicht erstellen und ausdrucken (2016: gute Tische > 2x Internetcafe, 3x Nebengebäude, 1x Beratungsraum, 1x Werwolfkabuff; suboptimal > Saal (NoReturn hierher) + 2x Empore)
- Für jeden Spieltisch: Übersicht wer wann am Tisch spielt
- Infoblatt erstellen und drucken (70x)

Baustein F: Organisation Tombola
- Kontakt zu Verlagen u.a. bzgl. Preise (Verlagskontakt kann auch aufgeteilt werden; persönliche Kontakte beachten; Andreas  Uhrwerk). Modus: 4-5 Wochen vor der Con Email schreiben, 3 Wochen vorher ggf. anrufen.
- Auswahl der Preise kurz vorher
- Organisation Tombola (modus operandi wählen)
- Durchführung Tombola auf der Con (Losverkauf + Verlosung)

Baustein G: Organisation Verpflegung und Rundherum
- Organisation Bring and Buy (2016: Dina) --> Aufruf im Forum zu mehr Beteiligung machen
- Orga Getränkeverkauf (u.a. Bestellung bei Driller)
- Orga Grill (2015: 160 Würstchen; 2016: 120 Würstchen)
- Orga Kuchenbuffett (mit Björn/Trumlarp sprechen!)
- Orga Wertmarken (mit Björn/Trumlarp sprechen!)
- Erstellung und Verwaltung Einkaufliste (Einkauf wird wohl je nach Volumen gemeinsam durchgeführt)
- Erstellung und Druck Preislisten (Getränke, Grill, Wertmarken, Kuchen) --> 2016 Auslagerung an Trumlarp war sehr gut!
Letzte Änderung: 28 Apr 2016 15:49 von angband.

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